سیستم سازی
اجازه دهید در ابتدا تعریفی ساده و قابلدرک از سیستم و سپس سیستمسازی به شما ارائه کنیم
-سیستم:
سیستم عبارت است از مجموعهای منظم که از عناصر مختلفی تشکیلشده است تمامی عناصر این مجموعه بهصورت هماهنگ و بههمپیوسته عمل میکنند
و کل سیستم را به سمت هدفی خاص هدایت میکنند.
بهعبارتیدیگر سیستم و سیستمسازی مجموعهای از فعالیتهاست که همواره در دسترس هستند و بهصورت هماهنگ اجرا میشوند
و تلاش آنها در راستای رسیدن به هدفی معین است.
ایجاد سیستم و فرآیند سیستمسازی میتواند کسبوکار شما را به سمت موفقیت هدایت کند.
مفهوم سیستمسازی شما را با این امر آشنا میکند که برای موفق شدن در کسبوکارتان لازم نیست که صرفاً زمان طولانی را به فعالیت بپردازید
و انرژی مفید خود را بیهوده هدر دهید، درواقع تحقیقات و تجربه نشان میدهد که افراد موفق صرفاً تلاش شبانهروزی برای رسیدن به اهداف خود نداشتهاند. بلکه آنها طبق برنامه و هدفی خاص فعالیت میکردند.
بدون سیستمسازی باکیفیت در کسبوکارتان، درنهایت شما به دلیل کار سخت و عدم زمان کافی برای استراحت، خسته و ناامید میشوید و ممکن است کسبوکار خود را رها کنید.
یک سیستم خوب و کارآمد میتواند باعث سهولت و آزادی بیشتری شود و زمان بیشتری در اختیار شما قرار دهد.
در نظر داشته باشید که ناکارآمدیها و بینظمیهای موجود در کسبوکار میتواند اثرات مخرب زیادی به کسبوکار شما وارد کند .
سیستمهای کسبوکار بهطورکلی به ۳ دسته تقسیم میشوند:
۱- سیستمهای نرم
۲- سیستمهای سخت
۳ – سیستمهای اطلاعاتی
سیستمهای نرم، درواقع دربرگیرنده افراد و ایدهها و نظریات آنهاست و شیوههای مورد استفاده توسط کارکنان را شامل میشود.
سیستمهای سخت به تجهیزات فیزیکی کسبوکار مربوط میشود که به نوبه خود میتوانند شرکت را به سمت موفقیت راهنمایی کنند.
سیستمهای اطلاعاتی، شامل فرآیندهای فناوری اطلاعات میشود و اطلاعات مربوط به عملیات تجارت را جمعآوری کرده تا بین آنها مقایسه انجام دهد
و بهترین روش را ارائه کند.
اولین گام برای سیستمسازی موفق انتخاب افراد شایسته و با مسئولیت است بدینمنظور شما باید وقت کافی صرف کنید
تا بتوانید افرادی با مهارت و قابلاعتماد استخدام کنید.
زیرا در مرحله بعد شما باید قسمت اعظمی از کارها را به افراد دیگر واگذار کنید.
بنابراین اگر از استخدام کارمندان خود مطمئن باشید بهراحتی میتوانید با کمی آموزش و راهنمایی به آنها کارها را واگذار کنید
و نیازی به کنترل لحظهای آنها نخواهید داشت.
همچنین گاهی لازم است که:
جایگاه افراد را تغییر دهید و آنها را به مقامهایی با مسئولیت بالاتر یا پایینتر جابهجا کنید.
در فرآیند سیستمسازی بسیار اهمیت دارد، که از تجهیزات و ابزار موجود، استفاده بهینه داشته باشید و یا حتی تجهیزات جدیدی تهیه کنید.
ابزار و تجهیزات میتوانند بسیاری از کارهای تکراری را بهصورت سیستمی انجام دهند، و از اتلاف وقت جلوگیری کرده و کسبوکار شما را بهبود دهند.
برای هر فعالیتی که در درون سازمان انجام میشود به دستورالعمل خاصی نیاز است این دستورات شامل تمام موارد میشوند حتی مواردی که شاید ازنظر شما کماهمیت هستند.
حتی نیاز است برای صحبت با مشتری نیز دستورالعمل ویژهای داشته باشید تا هریک از کارکنان واحد فروش در هنگام مواجهه با سؤالات مشتری جواب واحدی را ارائه دهند.
پساز مدتی این دستورالعملها برای شما راهنمایی ارزشمند بهصورت مکتوب خواهند بود که باعث میشود تمام قسمتهای کسبوکارتان بهخوبی پیش برود.
یکی از مهمترین مزایای سیستمسازی، قابلاطمینان بودن کالا و خدمات است. در بسیاری از کسبوکارها ممکن است شاهد نوسان در کیفیت محصولات یا خدمات باشید.
علت این امر این است که در این تجارتها تولید محصول، بسته به افرادی است که آن را انجام میدهند.
پساز نوسان در کیفیت محصول یا خدمات، کسبوکار بهتدریج مشتریانی را که به دست آورده از دست میدهد، و در معرض فروپاشی قرار میگیرد.
درحالیکه اگر پشت تولید محصول سیستمها مستقر شوند، کیفیت در سطح استاندارد قرار میگیرد و تغییر یا جابهجایی افراد باعث نوسان در کیفیت نمیشود.
تکرار پذیری یکی از ویژگیهای مهم سیستمسازی است سیستمها به شما اجازه میدهند که کارهایی یکنواخت در مکانهای مختلف انجام دهید.
بدینترتیب شما خواهید توانست یک کار را چندینبار به گونه ای انجام دهید که نتایجی مشابه به دست آورید.
پس شما بهراحتی میتوانید شعبه جدیدی تاسیس کنید و یا حتی نیروی جدیدی استخدام کنید و به کمک سیستمها بینهایت بار از روی کسبوکار خود تکثیر کنید.
سیستم سازی فرایندی است که دید شما را نسبتبه کسبوکار و تجارت تان بهبود میبخشد
زمانیکه دید بهتری نسبتبه کسبوکار خود داشته باشید میتوانید بهراحتی نواقص آن را برطرف کنید و تصمیمگیریهای بهتری برای بهبود کارتان انجام دهید.
درواقع زمانیکه دید شما نسبتبه کسبوکارتان بهبود مییابد، میتوانید کارهای زائد را بهراحتی شناسایی کنید. بدینترتیب بهجای صرف زمان برای انجام یک کار بیفایده، کارکنان شما میتوانند بر روی کارهای مهم تمرکز کنند.
در بسیاری از موارد پساز فروش یک کسبوکار موفق، افت قابلتوجهی در عملکرد کسبوکار ایجاد میشود سیستم سازی این فرصت را ایجاد میکند.
که یک کسبوکار بدون مشارکت بنیانگذار آن ادامه یابد.
در واقع کسبوکاری برای فروش ارزشمند است که بتواند پساز خروج صاحب فعلی، با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر از آن به مسیر خود ادامه دهد.
بنابراین بهخوبی برای سیستمسازی کسبوکارتان زمان و هزینه اختصاص دهید تا اگر خواستید آن را بفروشید ،بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید .
نتیجهگیری اگر بخواهیم بهصورت کلی مروری بر مزیتهای سیستم سازی داشتهباشیم میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
– در یک سیستم سازی موفق، فرآیندها متکی به شخص نخواهند بود.
-خطای انسانی به میزان قابلتوجهی کاهش مییابد – دسترسی به اطلاعات آسانتر بوده و امکان تجزیهوتحلیل دادهها وجود دارد.
-دستاوردهای سازمان و کسبوکار در طول زمان حفظ میشود.
-به دلیل خودبهخودی بودن فرآیندها امکان توسعه سازمان و کسبوکار وجود دارد.
جستجو درسایت
دسته بندی های مقالات
محبوب ترین محصولات
