اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار

مدیریت زمان در کسب و کار

اهمیت مدیریت زمان در کسب و کار

اهمیت مدیریت زمان در جنبه‌های مختلف زندگی انسان مورد بررسی و تامل است. مدیریت زمان علاوه براینکه برای هر فرد تعریف می‌شود در مراحل بالاتر برای موفقیت کسب‌وکار و سازمان نیز مورد اهمیت است. معنای کلی این واژه بهترین استفاده ممکن از زمان و انجام کار درست، در زمان مناسب است. مدیریت خوب زمان نقش اساسی در اتمام کارها و همچنین افزایش بهره‌وری شخصی ایفا می‌کند.

در سازمان نیز برای رسیدن به اهداف لازم است که همه کارکنان یاد بگیرند زمان را بخوبی مدیریت کنند. فقدان مدیریت باعث ناهماهنگی و دور شدن از اهداف و اتلاف وقت و انرژی می‌شود و سازمان‌ها را به نابسامانی می‌کشاند. افرادی که می‌توانند به صورت شخصی از اتلاف وقت خود جلوگیری کنند و واقعاً و صادقانه کارهای خود را سامان دهند بسیار کم هستند. خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره‌وری خود بی‌تفاوت هستند و درعین حال تمایل دارند که کارهای بسیار بزرگ انجام دهند. به همین دلیل تعبیر دیگری از مدیریت زمان بیان می شود .

درواقع مدیریت زمان همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارت‌هایی که برای اداره کردن دیگران نیازمندیم همان مهارت‌هایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم:

– توانایی و مهارت در برنامه‌ریزی

-تفویض اختیار

-سازمان‌دهی

– رهبری

– کنترل

 

چرا مدیریت زمان در سازمان‌ها مهم است؟

هر سازمان کارهای خود را با توجه به مهلت تحویل هر کار انجام می دهد. مدیریت زمان به سازمان کمک می‌کند تا کار را در زمان اختصاص داده شده تمام کند. همچنین مدیریت زمان موجب کاهش استرس و فشار شغلی بر کارمندان می شود. در ادامه به بررسی عوامل دیگر اهمیت زمان می‌پردازیم:

 

۱- کمک به طبقه‌بندی امور:

زمانی که شما مدیریت صحیحی داشته باشید و طبق جدول و زمان‌بندی مشخصی کارها را انجام دهید می‌توانید تشخیص دهید که چه کاری در هر لحظه فوری و مهم است. همچنین اولویت‌بندی کمک می‌کند تا کارمند بیش‌ازحد خسته و فرسوده نشود و بتواند از انرژی خود به بهترین نحو استفاده کند. بدین منظور توصیه می‌شود که در ابتدای هر روز کاری امور مهم‌تر را در ابتدای کار قرار دهید، آن را تمام کنید و سپس به سراغ کار مهم بعدی بروید.
بازه‌های زمانی مشخص به هر فعالیت اختصاص داده و دقیقاً آن را رعایت کنید.

همکاری در فروش (افیلیت مارکتینگ) سریع ترین روش کسب درآمد اینترنتی
مطالعه کنید

 

۲- افزایش بازدهی سازمان:

با اولویت‌بندی وظایف هر شخص و توجه و تمرکز بیشتر بر پروژه‌ها و زمان تحویل آن‌ها کارمندان، روش‌های مناسب‌تری برای به انجام رساندن وظایف خود خواهند داشت. چنانچه به مشکلی برخورد کنند سریع‌تر به دنبال راه حل مشکل خود خواهند بود و بازدهی سازمان افزایش می‌یابد که در ادامه اعتبار بیشتر سازمان را نیز بدنبال خواهد داشت.

 

۳- تاثیر مثبت بر کارمندان:

یکی از موارد اهمیت مدیریت زمان این است که بسیاری از ویژگی‌های کارمند را ارتقا می‌بخشد مدیریت صحیح زمان باعث :

الف) بهبود عملکرد کارمندان

ب) افزایش انگیزه کارمندان

ج) افزایش محبوبیت و شهرت کارمندان

د) تبدیل کردن کارمندان به کارمندی منظم
می شود.

 

الف) بهبود عملکرد کارمندان:

وقتی که اداره زمان در محیط کار به شیوه بهتر و مؤثرتری انجام شود کارکنان می‌توانند برنامه‌ریزی بهتری جهت انجام وظایف روزانه و هفتگی خود داشته باشند

 

ب) افزایش انگیزه کارمندان:

از دیگر دلایل اهمیت مدیریت زمان و تاثیر آن بر کارمندان افزایش انگیزه و نشاط در آنان است در این‌جا لازم است اشاره کنیم که کارفرمایان بهتر است با انجام کارهای کوچک به منظور تشویق کارمندان پس از اتمام هدفی خاص در زمان معین آن‌ها را به وقت‌شناسی و تلاش بیشتر تشویق کنند این‌گونه نه‌تنها انگیزه آن‌ها افزایش می‌یابد بلکه حس رقابت برای به پایان رساندن پروژه‌های مختلف در آن‌ها بیشتر می‌شود.

 

ج) افزایش محبوبیت و شهرت کارمندان:

مدیریت زمان اثربخش موجب محبوبیت بیشتر کارمندان بین مدیران، همکاران و همچنین مشتریان می شود. چراکه با مدیریت زمان کارها مرتب انجام می شوند و در وقت مناسب اتمام می‌یابد، برای امور راه‌حل مناسب پیدا می‌شود و همین دلایل باعث افزایش محبوبیت و شهرت کارمند می شود.

 

د) تبدیل کردن کارمندان به کارمندی منظم:

یکی از الزامات مدیریت خوب زمان این است که نظم در سازمان برقرار باشد. اگر همه وسایل در مکان مخصوص خود نگهداری شوند و از گذاشتن انبوهی از کاغذها و فایل‌ها روی میزها خودداری شود نه‌تنها نمایه محل کار به‌هم‌ریخته به نظر نمی‌رسد بلکه باعث می‌شود زمان زیادی را برای پیدا کردن سندها، فایل‌ها و پوشه‌ها اتلاف نکنند و همه این عوامل به مرور زمان کارمندان را منظم تر می‌کند لازم به ذکر است که نباید انتظار داشت کارمندان در تمام طول روز پربازده عمل کنند باید زمانی را هم در برنامه روزانه اختصاص دهید تا آن‌ها بتوانند شبکه‌های اجتماعی را چک کنند و با دوستان خود تماس بگیرند بدین ترتیب می‌توانند با انرژی و انگیزه بیشتری به کار بازگردند.

افزایش فروش : سه راهکار عملی
مطالعه کنید

 

۴-برنامه‌ریزی مسیر شغلی و حرفه‌ای:

مدیریت خوب زمان کمک می‌کند تا کارمندان بتوانند مسیر شغلی خود را به طور مؤثری برنامه‌ریزی کنند. انجام کارها در موعد مقرر کمک می‌کند تا به درجات بالای کاری در کوتاه‌ترین زمان ممکن برسند. افرادی که فقط کار را برای بیکار نبودن انجام می‌دهند و توجه کافی به مهلت مقرر ندارند در محل کار جدی گرفته نمی‌شوند و همیشه افرادی هستند که از فشار زیاد کاری غر زده و بهانه می گیرند.

 

۵- رهگیری عملکرد کارمندان:

استفاده از مدیریت زمان سازمانی به کارفرما این امکان را می‌دهد تا براحتی بتواند از عملکرد کارکنان در هر لحظه باخبر باشد درنتیجه برنامه‌ریزی مناسبی برای اهداف شرکت در نظر می‌گیرد. مشخص بودن زمان کار، استراحت، ناهار و غیره از سوءاستفاده از زمان توسط افراد نیز جلوگیری می‌کند.

 

* برای مدیریت زمان در سازمان به چه مهارت‌هایی نیاز دارید؟

بعد از این‌که درباره اهمیت و نقش مدیریت زمان صحبت کردیم حال زمان آن رسیده که با مهارت‌های لازم برای مدیریت صحیح زمان نیز آشنا شویم. این مهارت‌ها عبارت‌اند از :

 

۱-تشخیص و تعیین اهداف:

یکی از عوامل مهم در مدیریت مؤثر زمان این است که بتوانید اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت خود را تعیین کنید. شما باید بدانید که می‌خواهید تا ۱ ماه، ۱ سال یا ۱۰ سال دیگر در چه جایگاهی باشید اگر نتوانید هدف‌گذاری صحیحی انجام دهید نمی‌توانید برنامه زمانی مناسبی بچینید و به اهداف خود دست یابید مدیریت زمانی مناسب به شما کمک می کند هر عمل را در زمان مشخص انجام داده و بدین ترتیب طبق برنامه‌ریزی از پیش تعیین‌شده به اهداف خود برسید.

 

۲- اولویت‌بندی مناسب وظایف:

بسیاری از افراد تصور می کنند که هرچه لیست وظایف آن‌ها طولانی‌تر باشد نتیجه بهتری دریافت می کنند . درصورتی که مهم است که برای کارها اولویت‌بندی انجام شود و کارهای غیرضروری و کم‌اهمیت از لیست حذف شوند.

 

۳- تمرکز:

تمرکز ازجمله مسائلی است که افراد متوجه اهمیت آن نمی‌شوند، تا زمانی که با آن دست‌وپنجه نرم کنند. باید تلاش کنید که تنها و تنها بر روی کاری که اکنون درحال انجام آن هستید تمرکز کنید به‌این‌ترتیب به نتیجه‌ای بسیار بهتر از قبل خواهید رسید هیچ‌گاه سعی نکنید چندین کار را هم‌زمان با هم انجام دهید.

 

۴- کنترل استرس و اضطراب:

طبیعی است که هر کار و وظیفه‌ای نگرانی به همراه خود می آورد. چنانچه نتوانید نگرانی و اضطراب را کنترل کنید از برنامه خود عقب مانده و به اهداف خود نمی‌رسید. به همین دلیل داشتن مهارت کنترل استرس و اضطراب از جمله مهارت‌های حیاتی جهت مدیریت زمان در سازمان است.

فروش محصولات در بازار
مطالعه کنید

استاد امیر اسحاقی ؛بیزینس کوچ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.